Implementatie EazyUitstroom
SYSTEEM SET-UP
Om ervoor te zorgen dat uw organisatie met EazyUitstroom aan de slag kan activeren wij een organisatie-eigen account.
De systeem-setup bestaat uit de volgende stappen:
- vastleggen van klantgegevens,
- overeenkomst en productafname,
- vastlegging van domein,
- activeren en inrichten van hosting,
- configureren van e-mail ondersteuning,
- aanmaken van een nieuwe database-instantie,
- kopiëren van standaard configuraties en gegevensstructuur,
- testen van het account,
- verzenden van logingegevens en instructies,
DOCUMENTSJABLONEN
Als aanvulling van de procesinrichting kunnen standaard documenten als sjabloon verwerkt worden in EazyUitstroom. Dit biedt de gebruiker de mogelijkheid om documenten te genereren op basis van vooraf gedefinieerde variabelen. Voorwaarden hierbij is dat de variabelen beschikbaar zijn (als systeemveld) in EazyUitstroom.
Voordelen:
- werkt snel en efficiënt
- doordachte en eenduidige communicatie
- bevordert professionaliteit en voorkomt (spel)fouten
De content voor de documentsjablonen wordt door de opdrachtgever aangeleverd. Met betrekking tot de procesgang van EazyUitstroom worden de volgende documenten tot sjabloon verwerkt:
- Online profiel-resumé (huiseigen CV lay-out)
- logingegevens persoonlijk cliënt-account
- begeleidend schrijven cliënt-/vacatureaanbod
- lay-out t.b.v. (commerciële/informatieve) mailings
PROCESINRICHTING
In samenwerking met een intern aangewezen beheerder binnen uw organisatie wordt de informatiestructuur en procesgang afgestemd op de beoogde procesgang.
Vervolgens adviseren wij op welke manier de processen het effectief kunnen worden verweven met EazyUitstroom.
Met betrekking tot de procesinrichting ligt de focus bij de volgende aandachtsgebieden:
Informatiestructuur:
- instellen van gebruikersgegevens (contactgegevens en gebruikersrechten),
- inrichting (match)criteria,
- categorieënbeheer (creëren van pools o.b.v. typen, waardering of fasen,
- lijsten beheer (inhoud bepalen van keuze velden als bemiddelingsfasen en activiteiten),
- voorgedefinieerde overzichten (vastleggen van criteria voor gewenste selecties)
Stappen:
- een consultant van Inforvision inventariseert de wensen omtrent procesflow en informatiestructuur,
- op basis van deze informatie wordt de inrichting van het systeem aangepast,
- de initiële informatiestructuur wordt voorgelegd aan een interne key-account user,
- systeembeheerders kunnen zelf aanvullingen en wijzigingen doorvoeren via diverse beheerfuncties,
- uiteindelijk is er ruimte om de basisinrichting in overleg te optimaliseren op basis van evaluatie
Door vanaf de ingebruikname een helder beeld te hebben van de procesgang en hiermee gemoeide terminologie kan uw organisatie gericht aan de slag.
Een eenduidige werkwijze waarover vooraf is nagedacht dragen bij aan efficiënte en doeltreffende werkwijze.
